Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền: Quy định, cách đăng ký và bảng giá

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là một thuật ngữ mà những cửa hàng, tạp hóa, các địa điểm kinh doanh và các hộ gia đình đăng ký kinh doanh phải biết và thực hiện vì đây là quy định bắt buộc với một số đối tượng. Mặc dù quy định này đã triển khai nhiều năm nay, trên thực tế nhiều trường hợp vẫn chưa áp dụng mà vẫn chưa bị kiểm tra rộng rãi. Vì vậy nếu quý khách đang sở hữu mặt bằng kinh doanh cửa hàng lĩnh vực nào đó cũng cần nên nắm bắt quy định để thực hiện đúng. Bài viết này của Shopsviettel.com sẽ giới thiệu quý khách toàn bộ nội dung theo đúng quy định của pháp luật về Máy tính tiền, hóa đơn kinh doanh và cách thao tác phần mềm hóa đơn để đúng quy định và giới thiệu bảng giá của Viettel cho sản phẩm này. Viettel cũng đang triển khai bộ Combo Full Máy tính tiền, máy bán hàng + Hóa đơn + Các phần mềm khác như kế toán Easybooks, Quản lý doanh nghiệp CODX với mức giá hợp lý.

Hotline tư vấn, đặt mua toàn quốc: 0963.14.5353 / 0922.193.999 / 0979.288.617

1. Định nghĩa về HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền là gì? 

Khác với các loại hóa đơn thông thường chỉ dùng để quản lý doanh thu, kế toán nội bộ cho chủ cửa hàng, hóa đơn điện tử hộ kinh doanh thì là loại bắt buộc 100% với đối tượng bắt buộc và dữ liệu đó chuyển ngay cho cơ quan thuế để tránh trốn thuế, thất thoát doanh thu cho nhà nước. Người mua hàng, sản phẩm có thể xem được chi tiết vật phẩm đã mua, giá mua trên Web để tránh cửa hàng bán hàng đểu, hàng giả, hàng nhái, cũng như có giá trị pháp lý là cửa hàng phải có trách nhiệm với mặt hàng đã bán.

Máy tính tiền hay còn gọi là hóa đơn máy POS, hoặc đơn giản chỉ là phần mềm App trên Laptop, điện thoại cho phép quản lý các mặt hàng, xuất danh sách hàng đã bán. Các mặt hàng này cũng được cơ quan Thuế quản lý liên tục.

Nói cách khác, hóa đơn máy POS là loại được cơ quan thuế quản lý qua Internet, và là loại bắt buộc với một số đối tượng kinh doanh, đảm bảo Liêm khi tham gia kinh doanh. Trong khái niệm này, máy tính tiền không nhất thiết phải đầu tư thêm mấy triệu mua máy rời tốn kém chi phí mà có thể chỉ là Laptop, điện thoại, máy tính bảng có cài App.

2. Các khách hàng bắt buộc phải sử dụng hóa đơn máy POS

Không phải tất cả hộ kinh doanh đều phải mua máy POS về, vì một lần trang bị máy POS này mức phí cũng khá cao, thường các chủ sẽ lựa chọn mua máy POS và phần mềm cũ trên Chợ tốt và Facebook. Vì vậy, chỉ những hộ kinh doanh có doanh thu rất cao tính theo năm (trên 1 tỷ đồng / năm)  hoặc kinh doanh nghành nghề đặc thù mới phải lắp máy POS.

Hoặc trong nhóm các nghành nghề sau thì 100% phải tuân thủ lắp máy POS để tránh bị kiểm tra: Trung tâm thương mại, bán lẻ, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải người và hàng hóa, vui chơi giải trí, chiếu phim.

3. Tiêu chuẩn bắt buộc của Hóa đơn điện tử máy bán hàng

Quý khách có thể tùy chọn sử dụng Hóa đơn của Viettel hay bất kỳ các nhà phân phối nào khác như VNPT Invoice, nhưng nếu chọn các nhà cung cấp lạ thì phải kiểm tra kỹ xem loại mua có phải là loại do cơ quan thuế kiểm soát không bằng các dấu hiệu sau:

• Đã đăng ký và có mã số với cơ quan thuế khi khởi tạo hóa đơn
• Có chức năng truyền dữ liệu hàng ngày tới cơ quan thuế
• Phải có đầy đủ định dạng theo bắt buộc theo mẫu, có thể có giao diện khác nhưng các thông số khi in ra hóa đơn phải đầy đủ
• Phải được lập ngay khi khách hàng mua hàng và giao bản gốc qua giấy cho khách hàng hoặc gửi qua Mail đảm bảo có thể tra cứu trên Web

Theo Nghị định 254, hóa đơn có thể tùy chỉnh giao diện khi in ra, nhưng phải thể hiện đủ các thông tin như sau:

• Tên, địa chỉ, MST của người bán và người mua (nếu có)
• Tên hàng hóa, đơn giá, thành tiền, mã hàng hóa (nếu có)
• Giá bán trước VAT, sau VAT, thành tiền
• Thời gian xuất hóa đơn
• Tra cứu hóa đơn ở đâu như Website, mã nào để tra cứu

Nếu sau khi bán có trả hàng, sai sót cũng cần có chức năng lập hóa đơn sai sót hoặc hóa đơn trả hàng để trừ thuế ra.

4. Quy trình đăng ký và sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ kinh doanh

Không chỉ mua về là sử dụng ngay, khách hàng là chủ doanh nghiệp và hộ kinh doanh còn phải thực hiện các bước khai báo với cơ quan thuế và cấp mã số theo đúng quy định. Dưới đây là quy trình tóm tất các bước để triển khai:

• Bước 1: Đăng ký với cơ quan thuế nơi kinh doanh để được có mã số nhập vào phần mềm. Nếu quý khách không biết đăng ký như nào thì liên hệ nhân viên thuế để hỏi đáp
• Bước 2: Chọn một đơn vị cung cấp hóa đơn uy tín như Viettel Invoice, VNPT Invoice, nếu quý vị chọn nhà cung cấp lạ thì phải hỏi kỹ xem đây có phải đúng loại hóa đơn theo Thông tư, Nghị định 254 không
• Bước 3: Tự tạo mẫu hóa đơn cho đẹp, Nghị định 254 chỉ ban hành Quy định về những nội dung bắt buộc phải đầy đủ trên hóa đơn (như trên), vì vậy các cửa hàng vẫn có quyền thiết kế lại thành tờ giấy gọn nhẹ, chỉ vài cm như hóa đơn mua vé xe khách, hóa đơn xem phim vì không ai có thể giữ tờ hóa đơn to bằng tờ giấy A4 mà in ra còn tốn mực tốn giấy
• Bước 4: Quý khách thực hiện liên kết hóa đơn điện tử với máy POS cầm tay in hóa đơn (tương tự máy in của tiếp viên xe bít thường dùng), máy in Bill kết hợp Laptop hoặc đơn giản chỉ là máy in giấy A4 thông thường, nều quý khách không trang bị máy POS, đơn giản chỉ cần cài phần mềm VNPT Invoice vào Laptop và xuất gửi qua Mail cho khách hàng

Để quy trình được thuận tiện chuyên nghiệp, quý khách nên lựa mua nguyên Combo hóa đơn của Viettel sẽ được cài đặt đầy đủ phần mềm và đăng ký luôn với cơ quan thuế đỡ phải đăng ký phức tạp. Quý khách nhắn qua Zalo 0963.14.5353 / 0922.193.999 / 0979.288.617 để được tư vấn hỗ trợ.

5. Khách hàng tra cứu hóa đơn trên Web như thế nào?

Hóa đơn sau khi được in ra từ Viettel Invoice (và các phần mềm khác của các nhà cung cấp khác) thường có giá trị pháp lý, quý khách có thể tra cứu mọi lúc mọi nơi không bao giờ lo bị mất thông tin vì đã lưu trên Web. Việc ra cứu này mang tính bảo vệ cho an toàn của sản phẩm vì nhà phân phối trước đó phải kê khai rõ nguyên liệu nhập từ nguồn nào, không thể có việc phát hiện ra hàng giả, hàng nhái với sản phẩm đã xuất hóa đơn, cũng không thể xảy ra việc sản phẩm kém chất lượng được mang đi trưng bày bán  Do đó, quý khách có thể yên tâm 100% khi đã mua sản phẩm có hóa đơn chứng từ nguồn gốc.

Quý khách thực hiện việc tra cứu hóa đơn trên Web theo hướng dẫn sau, quý khách không cần thiết phải giữ hóa đơn bản giấy, chỉ cần lưu mã số đâu đó để tra cứu trên Web là được.

• Bước 1: Quý khách truy cập vào Web tra cứu hoadondientu.gdt.gov.vn hoặc Web check riêng của Viettel
• Bước 2: Truy cập vào Tra cứu hóa đơn và nhập mã số in trên giấy
• Bước 3: Lựa chọn loại hóa đơn, thiết lập điều kiện và bắt đầu kiểm tra

6. So sánh hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền khác gì hóa đơn thông thường

Như vậy, hóa đơn in ra từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số nhưng phải gửi dữ liệu hàng ngày tới cơ quan thuế để tránh trốn thuế, mỗi mặt hàng bán được phải có mã hóa đơn riêng, trên hóa đơn có ghi rõ hoặc có dấu hiệu nhận dạng đây là HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền.

Những hóa đơn đã xuất ra thì bắt buộc phải tính thuế, nếu nợ thuế thì sẽ bị cấm xuất cảnh và xử phạt khác.

7. Bảng giá Combo hóa đơn xuất từ máy tính tiền do Viettel cung cấp

7.1. Gói Combo 790.000 VNĐ bao gồm tới 2000 hóa đơn ban đầu

Các gói do Viettel cung cấp thường tính theo dạng Combo. Trong đó bảng giá hóa đơn điện tử Viettel chính thức được công bố:

990.000 VNĐ (đã bao gồm VAT) và Tùy chương trình khuyến mãi như chiết khấu qua Ngân hàng Á Châu sẽ giảm giá còn 790.000 VNĐ cho một bộ sản phẩm bao gồm các thứ sau (Chỉ áp dụng cho khách hàng có mã số thuế đã lên được hộ kinh doanh):

• 2000 hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền Viettel
• 1 năm Free phần mềm quản lý bán hàng Tendoo cài trên Laptop, máy tính bảng, iPad, điện thoại, máy POS
• 1 năm sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn không giới hạn
• Nếu quý khách chưa lắp mạng Wifi Viettel thì sẽ được tặng thêm 1 tháng khi sau này lắp mạng

Hotline đăng ký hóa đơn điện tử toàn quốc: 0963.14.53.53

7.2. Chi phí mua thêm hóa đơn sau khi dùng hết

Chi phí mua thêm hóa đơn điện tử:

Chi phí mua thêm chữ ký số để ký hóa đơn:

CHI PHÍ PHẦN MỀM TENDOO VÀ EASYBOOKS:

Chi phí phần mềm Tendoo sau miễn phí: 1.200.000 VND/1 năm

Phần mềm kế toán Easybooks nếu cần thiết: 1.000.000 VNĐ / 1 năm hoặc 1.800.000 VNĐ / 2 năm hoặc 2.550.000 VNĐ / 3 năm và phí khởi tạo thêm 1.000.000 VNĐ.

Hotline đăng ký toàn quốc: 0963.14.53.53

8. Hỏi đáp về quy định về bắt buộc dùng máy tính tiền và hóa đơn

Nếu tôi trang bị máy tính tiền cho vui nhưng tôi ít khi dùng để đỡ tốn thuế thì như thế nào?

Đây cũng là hiện trạng mà các hộ kinh doanh tại VN đang áp dụng, có trang bị máy tính tiền nhưng ít dùng và các cơ quan thuế cũng thường thả không kiểm tra chặt chẽ. Vì vậy, tùy vào tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp như quán tạp hóa, cửa hàng tiện lợi, quý khách có thể linh hoạt tùy tình huống. Nhưng đối với các loại hình lớn đông người phức tạp như rạp phim quý khách vẫn nên sử dụng 100% để tránh thanh tra, kiểm tra.

Bán rau ngoài chợ có phải trang bị máy tính tiền không?

Theo Nghị định, dù có bán rau ngoài chợ mà có mặt bằng có doanh thu đạt thì vẫn phải trang bị. Tuy nhiên việc dù đủ điều kiện còn áp dụng hay không vẫn tùy vào chính sách từ Ban quản lý từng khu vực.

Nếu cơ quan thuế đã nhắc nhở nhưng tôi vẫn không trang bị máy tính tiền thì sao?

Đây là trường hợp cũng khá nhạy cảm vì thường có thể bị chế tài xử phạt, do đó nếu bạn đang kinh doanh mà không ai nhắc gì thì thôi nhưng nếu đã có người hỏi thì tốt nhất nên trang bị đầy đủ. Quý khách có thể bị phạt không sử dụng hóa đơn nhưng cũng tùy nhân nhượng theo khu vực.

Có còn đóng thuế khoán như trước được không?

Căn cứ vào 3389/QĐ-BTC năm 2025 của Thư viện Pháp luật đăng thì không còn kiểu thuế khoán như trước mà chuyển sang sài máy POS như này.

Sau khi xuất hóa đơn từ máy tính tiền có phải đóng thuế VAT ngay không?

Theo những thông tin trên, một khi bạn đã xuất hóa đơn nghĩa là dữ liệu đã gửi ngay qua đường Internet tới cơ quan thuế nên số liệu đã rõ ràng. Tùy vào tình huống bạn có thể linh hoạt vì tiền này chắc chắn phải đóng.

Tôi đã xuất hóa đơn nhưng khách trả hàng thì sao?

Trên phần mềm Viettel Invoice có mục trả hàng, bạn chỉ cần làm theo cách xuất hóa đơn từ máy tính tiền lập hóa đơn trả hoặc chỉnh sửa là được, phần thuế đó sẽ được trừ ra.

Tôi đã trang bị đủ máy tính tiền và hóa đơn nhưng lúc bán hàng tôi không xuất ngay giấy giao cho khách được không?

Theo quy định là bắt buộc phải xuất, tuy nhiên bạn có thể tự linh hoạt theo tình huống. Trên thực tế khách hàng mua cũng không lấy hóa đơn làm gì.

Nếu hôm nay cúp điện, hết mực, hết giấy thì sao

Theo quy định là bắt buộc mua xong cái là phải in ngay hóa đơn giao ngay cho khách hàng, trên thực tế bạn có thể linh hoạt theo tình huống để có lợi cho hai bên nhất.

Làm sao tôi biết hộ kinh doanh của tôi có trong nhóm bắt buộc trang bị không?

Đơn giản bạn chỉ cần hỏi lên ChatGPT là biết, hoặc có thể hỏi Hotline 0963.14.53.53 để được trả lời chính xác 100%.

Cơ quan thuế có chim mồi đi kiểm tra không?

Hoàn toàn có thể trong bối cảnh mà nhà nước đang siết chặt các quy định để thu thuế không gây thất thoát. Nếu bạn cố tình bán hàng mà không xuất hóa đơn để bỏ qua VAT 8% mà nhập nguyên liệu có kê khai cũng thường bị chim mồi kiểm tra.

Có thể dán bảng chỉ nhận tiền mặt không?

Việc này cũng cần tuân thủ quy định của pháp luật. Quý khách cũng có thể linh hoạt tùy quy mô, nhưng nếu làm những loại hình kinh doanh quá lớn như khu phức hợp, khu vui chơi rộng, rạp chiếu phim thì việc tuân thủ quy định cũng cần thiết vì cơ quan chức năng thường để mắt tới các loại hình này.

Tôi có thể không trang bị máy POS mà chỉ dùng Laptop, iPad có sẵn cho tiết kiệm được không?

Hoàn toàn được. Phần mềm Viettel S-Invoice có thể cài trên Laptop, chỉ cần kết nối mạng là đã hoàn thành việc chuyển dữ liệu tới cơ quan thuế theo đúng quy định, hóa đơn bạn cũng có thể in ra bằng máy in giấy thông thường giao cho khách hàng hoặc máy in nhiệt Mini chuyên dụng. Tuy nhiên vẫn khuyến khích bạn đầu tư máy POS vì cơ quan chức năng khi nhìn vào thấy đủ bộ sản phẩm trên bàn thường đánh giá là chuyên nghiệp.

9. Tài liệu tham khảo về các quy định liên quan tới hóa đơn

Timeline triển khai như sau, mặc dù hiện tại đã quá hạn Timeline từ lâu, nhưng các cơ sở kinh doanh cũng nên cập nhật kiến thức để trang bị đủ thiết bị

Khi đăng ký qua ShopsViettel.com, nhân viên Viettel toàn quốc sẽ chịu trách nhiệm kê khai toàn bộ giấy tờ cho bạn sử dụng, bạn không cần phải kê khai bất cứ giấy tờ nào hay làm việc với cơ quan thuế nào cả.

Loại hình kinh doanh (từ 1 tỷ trở lên thì bắt buộc hoặc thuộc các loại hình dưới đây cũng bắt buộc cho dù dưới 1 tỷ):

10. Nên dùng máy POS, máy tính tiền, máy in hóa đơn loại nào?

ShopsViettel khuyến cáo quý khách hàng nên dùng loại POS365. Đây là loại máy có cả phiên bản cầm tay (như máy của tiếp viên xe bít), loại màn hình Laptop cảm ứng có mặt trước hiển thị cho nhân viên và mặt sau hiển thị cho khách hàng thông tin sản phẩm. Sản phẩm đã được nghiên cứu kỹ để làm ra đầy đủ chức năng như bán hàng, tính tiền, tra cứu giao dịch, vẽ biểu đồ thống kê. Khi kết hợp máy POS365 cùng với bộ Combo HĐĐT của Viettel bạn sẽ nhận được các thông tin sau:

• Loại bỏ việc phải in hóa đơn giấy như hóa đơn xanh, hóa đơn đỏ trước đây
• Máy POS có thể hoạt động 24/7, ngoại hình máy POS cũng như một món đồ Decor cho quầy lễ tân
• Không cần trang bị chữ ký số vì các loại HĐĐT nêu trên đều đã tương tự CKS
• Mọi vấn đề về thuế đều được công khai, minh bạch trên máy POS, cơ quan chức năng khi nhìn vào cửa hàng có máy POS to trên bàn thì thường không làm khó dễ nữa
• Hơn nữa, máy POS cũng là công cụ để chủ cửa hàng không lo thất thoát nhân viên bán hàng mà đúc túi
• Tích hợp kho mẫu hóa đơn phong phú, có thể đi kèm với máy in Bill, máy quét mã QR

Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo các hãng khác như POSAPP, SAPO, KiotViet, iPos, tất cả loại nào trên thị trường phân phối có dạng máy tính tiền thì đều tích hợp được vào sản phẩm của Viettel.

Kết luận

Mặc dù quy định về bắt buộc lắp hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền đã có hơn nhiều năm nay và cũng đã vượt quá hạn, nhiều cơ sở kinh doanh dù đủ điều kiện vẫn chưa trang bị các thiết bị theo đúng quy định. Do đó nếu bạn là hộ kinh doanh mà khu vực gắt thì việc đầu tư một bộ máy POS và Hóa đơn Viettel để đó cũng là hết sức cần thiết để tránh cơ quan chức năng đi kiểm tra.

Ngoài ra, ngoài việc đóng thuế cho nhà nước 8% đó, chủ doanh nghiệp còn được lợi ích lại:

• Việc có một bộ máy POS thật đẹp, ngoại hình bắt mắt ngay quầy thanh toán cũng giúp khách hàng đánh giá được tính chuyên nghiệp, không lo mua hàng giá hớ, không lo bán hàng đểu vì đã có hóa đơn thì không chủ nào giám bịp
• Bạn có thể dán bảng “nếu không có hóa đơn, khách hàng sẽ được tặng x10 sản phẩm” để tránh nhân viên cửa hàng ăn chặn
• Nếu bạn đang quản lý một chuỗi cửa hàng mà giao cho nhân viên toàn quyền vận hành thì việc trang bị mỗi nơi 1 máy POS là hết sức cần thiết

Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn, lắp đặt toàn quốc về bộ Combo với mức giá chỉ 790.000 VNĐ như trên có thể gọi Hotline 0963.14.53.53 hoặc tham khảo Website Shopsviettel.com trang chủ để được lắp toàn quốc.

Nguyễn Đình Cường

Ông Nguyễn Đình Cường (MSNV:199564) chủ trang web SHOPSVIETTEL.COM là chuyên viên CEO Viettel có kinh nghiệm SEO Website, bán hàng, hỗ trợ khách hàng hơn 10 năm (vào Viettel từ năm 2013) Cường Viettel chuyên viên giải pháp doanh nghiệp, cá nhân như GPS, Chữ ký số, Cloud,...liên hệ hỗ trợ giải đáp tư vấn số chính theo thông tin nhân sự Vietteltelecom 0979.288.617(Zalo)